- Qu'est-ce qu'un système dans l'administration?
- Types de systèmes de gestion
- Théorie générale des systèmes de gestion
Nous expliquons ce qu'est un système en administration, quelles sont ses fonctions, comment elles sont composées et les types qui existent.
Qu'est-ce qu'un système dans l'administration?
Un système en la gestion se compose d'un ensemble de processus qui doit être réalisée par les membres d'une organisation pour atteindre les objectifs préétablis.
Dans ces systèmes, ils doivent inclure chaque unité administrative et spécifier quel est le rôle de chaque employé et quelles sont leurs tâches à effectuer pour atteindre un certain niveau de vente et de production qui se traduit par de plus grands avantages pour l'entreprise. entreprise.
Cela facilite le fonctionnement du organisation, permet de contrôler la performance de chaque collaborateur et d'effectuer vérifications.
Ces dernières années, les organisations ont opté pour la spécialisation de ouvriers, l'attribution du pouvoir selon les niveaux occupés dans la hiérarchie et la division du travail. Tout cela facilite et accélère la prise de décisions pour atteindre les objectifs et les buts de l'organisation.
Lors de la prise de décisions, le personnel s'appuie sur les informations reflétées dans le système de gestion.
Les systèmes s'occupent de trois choses :
- Soutenir les tâches opérationnelles.
- Compiler et stocker Les données.
- Générer des informations.
Les systèmes sont constitués des éléments suivants :
- L'élément qui fournit le matériel nécessaire au fonctionnement du système.
- Le but pour lequel le système a été formé.
- Le phénomène qui génère des changements : convertir les entrées en sorties.
- Retour. Il compare la sortie à un ensemble de critères préalablement établis et s'appuie sur ces critères pour contrôler les résultats.
- Le contexte dans lequel se trouve le système. le environnement interagit en permanence avec le système.
Types de systèmes de gestion
Au sein des entreprises, on retrouve les types de système de gestion suivants :
- Contrôle de processus Entreprise. Systèmes qui contrôlent les processus métier et traitent les processus physiques et industriels.
- Transaction en cours. Systèmes informatisés utilisés aux niveaux de base de la hiérarchie organisationnelle (au niveau opérationnel). Les transactions quotidiennes qui permettent le fonctionnement de l'organisation y sont enregistrées.
- Accompagnement dans le prise de décisions. Des systèmes informatiques qui seront utilisés par un ou plusieurs gestionnaires spécifiques. est Système d'Information informatisé fonctionne comme un support à la prise de décision autour d'un problème qui doit être résolu.
- Informations de la gestion. Ces systèmes rassemblent des informations provenant de différentes sources, puis les traitent en statistiques, rapports ou tout autre format utile. Ces informations sont utilisées par les superviseurs et les gestionnaires comme matière première pour prendre les décisions liées à la gestion de l'entreprise.
- Collaboration commerciale. Ces systèmes sont parmi les plus utilisés et aident les directeurs de l'organisation à contrôler les flux d'informations à l'intérieur. Il s'agit notamment des systèmes multimédias, du transfert de fichiers ou de la courrier électronique.
- Informations exécutives. Ce sont les systèmes qui fournissent des informations externes et internes aux cadres supérieurs pour prendre des décisions. Ils sont faciles et rapides d'accès et présentent les informations sous forme graphique. Ils fournissent des informations générales qui représentent de manière simple l'opération dans son ensemble.
Selon leur nature, les systèmes peuvent être :
- Ouvert. Il y a un échange d'éléments et d'informations avec l'environnement, et cette influence extérieure modifie les résultats, les comportements et les activités. Par exemple, une entreprise.
- Fermé Aucune information ou élément n'est échangé avec le environnement: ce sont des systèmes fermés contre tout type d'influence. Par exemple, les machines.
Les autres types de systèmes sont les suivants :
- Résumé Ils sont constitués de concepts généraux, de nombres, de doctrines philosophiques, hypothèse, des idées, des plans ou des langues. C'est lui "Logiciel”.
- Béton Ils sont constitués d'éléments tangibles tels que des équipements ou des machines. C'est lui "Matériel”.
- Opérationnel. Ils sont dédiés au traitement des informations (généralement répétitives) et à la préparation des rapports.
- Informatif. Ils sont responsables du stockage et du traitement des données et sont utilisés pour prendre des décisions conformes aux buts et objectifs de l'organisation.
- Directeurs. Il fonctionne sur des données qui n'ont pas été préalablement sélectionnées ou transformées.
Théorie générale des systèmes de gestion
La théorie générale des systèmes est dérivée des écrits de Ludwing von Bertalanffy (biologiste allemand), publiés dans les années 1950 et 1960. Cette théorie n'est pas destinée à résoudre des obstacles ou à fournir des solutions pratiques. Cependant, le savoir aide Analyse contexte lors de la prise de décisions au sein d'une organisation.
Ce courant considère que les propriétés de chaque système ne peuvent être étudiées comme des éléments séparés, mais doivent être abordées conjointement.
Certaines caractéristiques de la théorie des systèmes sont les suivantes :
- Vue systématique. Chaque organisation est considérée comme un système composé de cinq parties : entrée, sortie, processus, environnement et retour d'information.
- Multidimensionnel. Chaque entreprise est approchée d'un point de vue macroscopique et microscopique. Le premier l'aborde par rapport à son pays ou communauté et la seconde considère ses unités internes.
- Dynamisme. L'interaction qui a lieu au sein de l'entreprise est considérée comme un processus dynamique.
- Adaptabilité. Considérez que les organisations sont des systèmes adaptatifs. S'ils ne font pas usage de cette qualité, ils ne survivront pas aux modifications du contexte.
- Descriptif Il vise à caractériser les qualités de l'organisation et de son administration. le plasma buts Oui méthodes et décrit les phénomènes des organisations.
- Multicausalité. Elle considère qu'un événement peut être la conséquence de différents facteurs interdépendants et liés.
- probabiliste. Il admet que variables ils peuvent être analysés de manière prédictive, et non sur la base de certitudes.